Comment gérer les appareils mobiles des employés pour éviter les problèmes
Les tablettes et téléphones intelligents sont de plus en plus utilisés par les employés pour accéder à leur messagerie professionnelle, à leur calendrier, leurs contacts et aux documents de l'entreprise.
Nombreux sont ceux qui négocient un téléphone et le paiement de leur facture mensuelle dans leur contrat de travail, car ils s'en servent pour accomplir leurs tâches.
Mais si l'employé en question démissionne ou que vous le renvoyez, êtes-vous au courant des risques pour votre entreprise? Avez-vous un bon plan de match pour limiter l'accès aux informations de l'entreprise si l'employé a toujours son téléphone en main? Et s'il dépasse son forfait, vous devrez payer des frais supplémentaires pour des actions qui n'ont rien à voir avec vos activités?!
Qu'il s'agisse de son propre appareil ou un téléphone appartenant à votre compagnie, sachez que vous pouvez contrôler bien des choses si vous utilisez le gestionnaire d'appareils mobiles pour Office 365.
Pour l'activer sur les appareils mobiles de votre entreprise, vous devez être l'administrateur général d'Office 365, ou encore, faire appel à des professionnels qui sont spécialisés dans l'implantation de ces solutions. (Nous vous suggérons une entreprise qui offre ces services plus loin dans cette chronique.)
Sécurisez l'appareil et ses données en cas de perte ou de vol
L'utilisateur d'un téléphone intelligent peut habituellement choisir lui-même de protéger son appareil à l'aide d'un mot de passe ou pas... Sécuritaire? Non!
Vous pouvez obliger l'usager à entrer un mot de passe, l'obliger à en choisir un avec un niveau de difficulté complexe et même configurer l'effacement de toutes les données du téléphone après un certain nombre de tentatives de connexion infructueuses.
En cas de perte ou de vol de l'appareil, les données auxquelles l'employé pouvait accéder sont protégées. Ça évite aussi que n'importe quel ami ou membre de la famille puissent utiliser l'appareil simplement en entrant un code de protection trop facile comme 1234.
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Sécurisez les données de l'entreprise en empêchant les copies
Le téléphone intelligent d'un employé peut être une porte d'entrée pour accéder aux données de l'entreprise. Cela peut être pratique, mais certains risques sont à considérer. Par exemple, ce dernier pourrait voler des informations sensibles comme des listes de clients, des courriels, des listes de prix, des documents officiels.
Tant que la confiance règne, tout va bien, mais imaginez que l'employé démissionne subitement suite à un mécontentement ou que vous le congédiiez... inutile d'exposer les conséquences possibles! Vous devrez agir rapidement et avec un bon plan de match, vous n'aurez pas d'ennuis.
Pour éviter les problèmes, vous pourriez paramétrer l'appareil afin de:
- Bloquer les captures d'écran
- Bloquer la copie de données stockées dans un nuage
- Bloquer la synchronisation de documents
- Bloquer la synchronisation de photos
- Empêcher la connexion avec un disque dur externe
- Empêcher la connexion avec un appareil Bluetooh
- Empêcher le déverrouillage de l'appareil (jailbreak)
- Être en mesure d'effacer d'un coup l'accès à OneDrive ou Sharepoint
- Être en mesure d'effacer tout le contenu du téléphone si nécessaire (comme lors d'un congédiement)
Restreignez l'appareil aux besoins de l'entreprise
Si vous fournissez le téléphone à un employé, rien ne vous empêche de restreindre son utilisation aux besoins de l'entreprise.
Pourquoi envisager de telles limitations? Pour vous éviter des dépenses suite à une utilisation qui n'a rien à voir avec vos activités.
On pense entre autres aux parents qui pourraient télécharger des jeux et laisser leur téléphone entre les mains de leurs enfants, ou qui pourraient eux-mêmes s'en servir pour se divertir. Les risques de bris, de pertes d'appareil ou l'usure prématurée de la batterie sont alors à considérer.
Plus de données seront aussi utilisées, peut-être même jusqu'à dépasser la quantité incluse dans le forfait associé au téléphone.
Au final, c'est vous qui allez payer pour ces frais supplémentaires! Pour être certain que ce ne sera pas le cas, vous pouvez complètement empêcher l'accès aux boutiques d'applications.
Implantez ces solutions chez vous!
Envie d'implanter ces solutions pour la gestion des appareils mobiles dans votre entreprise? Vous trouverez plus de détails sur le site de Microsoft.
Si vous n'êtes pas à l'aise avec ce genre de manipulation avancée, vous pourriez aussi faire appel aux services de montechnicien.com; une compagnie québécoise spécialisée dans les services informatiques pour entreprises.
Si vous êtes dans la grande région de Montréal, vous pourriez même bénéficier de leur aide gratuitement, puisqu'une promotion avec 5 heures de consultation gratuite est en cours. La seule condition est que vous ayez plus de 10 ordinateurs dans votre entreprise.
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